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Identità e contatti del titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Promozione Distribuzione Vendita S.r.l. (di seguito: “Pro.di.ve.” o “il Titolare”), con sede legale in via Assarotti, 10 – 10122 Torino - P. IVA 10819320010 e C.F. 10819320010.
Fonte e finalità del trattamento
I dati personali conferiti nel processo di fruizione del Chatbot Pro.di.ve. sono raccolti direttamente presso l’interessato e consistono in: nome, eventuale cognome, e-mail e informazioni spontaneamente fornite durante la conversazione.
Sono trattati per le seguenti finalità:
1. eseguire obblighi precontrattuali e contrattuali, e, nella fattispecie, per fornire informazioni secondo le esigenze specifiche dell’utente, personalizzando la comunicazione
2. eseguire attività di marketing diretto a mezzo e-mail relative ai propri prodotti e servizi (comunicazioni promozionali, offerte di vendita diretta, sondaggi)
3. eseguire analisi statistiche sull’uso del Chatbot Pro.di.ve.
Modalità del trattamento
1. I dati personali sono trattati dal Titolare con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del proprio sistema gestionale aziendale. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
2. Per le finalità di cui al punto , “Fonte e finalità del trattamento”; Pro.di.ve utilizzerà l’indirizzo e-mail indicato dall’interessato attivando il servizio di Chatbot.
3. Sono di carattere obbligatorio soltanto i dati personali strettamente indispensabili per attivare il Chatbot e, dunque, nome e indirizzo e-mail dell’interessato. Altri dati eventualmente conferiti nel processo di fruizione del servizio sono di conferimento facoltativo e saranno trattati esclusivamente nel caso ciò sia strumentale a gestire la risposta ai quesiti posti.
Base giuridica del trattamento
In funzione delle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, le basi giuridiche sono le seguenti:
1. per le finalità di cui al punto “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato a adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato; nello specifico per rispondere alle domande avanzate durante la conversazione
2. per le finalità di cui al punto , “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 6/2016 del Working Party 29) di Pro.di.ve nel mantenere attivo il rapporto volontariamente instaurato dall’utente che ha dimostrato gradimento ai prodotti e servizi di Pro.di.ve e informarlo sulle proprie attività di marketing e vendita diretta, per far conoscere nuovi prodotti e marchi, per presentare offerte, sconti, promozioni, permettendo all’interessato di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di trasmettere ordini o richiedere ulteriori informazioni. Ciò è controbilanciato dall’interesse dell’utente che, richiedendo informazioni sui prodotti Pro.di.ve. ha manifestato gradimento alla sua attività commerciale e, verosimilmente, nutre aspettative di essere aggiornato sul catalogo prodotti e attività di vendita e promozionali del Titolare con cui ha volontariamente attivato un rapporto
3. per le finalità di cui al punto , “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.1.) di Pro.di.ve. nel valutare statisticamente e, dunque, tramite trasformazione in forma anonima dei dati personali, la fruizione del servizio di Chatbot e migliorarlo o variarlo a seconda delle esigenze espresse dall’utenza cui è dedicato.
Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento
1. Le persone autorizzate al trattamento sono i preposti al servizio clienti, alle vendite, al marketing, ai sistemi informativi e di sicurezza dei dati.
2. I dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”. In particolare, per il servizio tecnico di erogazione del servizio e sua manutenzione, il responsabile del trattamento è Webperformance srl – Via Brennero, 316 Torre a Sud - 38121 Trento, C.F. 02186380222, P.IVA 02186380222
3. I dati potrebbero essere anche trattati da soggetti terzi, autonomi titolari del trattamento, per fini strumentali all’accesso al servizio e fruizione delle sue funzionalità (es.: Internet Provider), e, per quanto qui non indicato, tenuti a rendere le informazioni da fornire ex art. 13, GDPR. I trattamenti da loro eseguiti concernono le finalità di cui al punto 1., “Fonte e finalità del trattamento”.
Ambito di comunicazione dei dati
I dati personali raccolti tramite il Chatbot Pro.di.ve. non sono oggetto di comunicazione. In deroga a quanto qui detto, i dati personali potrebbero essere comunicati a enti di controllo, magistratura e forze dell’ordine su loro espressa richiesta e da loro trattati per proprie attività istituzionali.
Periodo di conservazione dei dati
In funzione delle finalità di trattamento dei dati, il periodo di conservazione determinato dal Titolare è il seguente:
1. per le finalità di cui al punto “Fonte e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per dare riscontro all’interessato e potrà protrarsi in funzione della numerosità dei contatti del singolo utente laddove il quesito non sia stato esaurientemente e completamente risolto durante la prima conversazione.
2. per le finalità di cui al punto , “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono conservati nei nostri archivi per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con l’utente ed informarlo sulle nostre attività, permettendo a Pro.di.ve di proseguire, legittimamente, la propria attività di marketing e vendita diretta fintanto che si ritiene che l’utente rimarrà interessato ai nostri prodotti e servizi. Ovviamente, tale periodo di conservazione sarà interrotto nel momento in cui l’interessato manifesterà la volontà di non ricevere ulteriori informazioni ed offerte da Pro.di.ve., comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”. Pro.di.ve. adotterà le appropriate misure tecniche e organizzative per non contattare più la persona.
3. per le finalità di cui al punto , “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono conservati nei nostri archivi per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima e per analizzare statisticamente il servizio. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.
Potrebbero essere conservati per ulteriori periodi laddove siano necessari per esercitare, difendere un diritto in sede giudiziaria del Titolare o di un terzo oppure nel caso in cui la conservazione sia imposta da forze dell’ordine, magistratura ed enti di controllo.
Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE
Il trattamento, ivi compresa la conservazione, dei dati personali avvengono su server di proprietà del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire il trattamento, ivi compresa la conservazione, in Paesi extra-UE. In questo caso il titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, stipulando – se necessario – accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard prescritte dalla decisione 05/02/2010 della Commissione Europea (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).
Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR
Scrivendo al Titolare del trattamento all’indirizzo postale Promozione Distribuzione Vendita S.r.l. via Assarotti, 10 – 10122 Torino o all’indirizzo e-mail assistenza@svinando.com l’interessato può esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi. In qualsiasi momento, l’interessato può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati personali possono essere comunicati.
Reclamo all’Autorità di Controllo
L’interessato ha il diritto di presentare reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, inviando email a protocollo@pec.gpdp.it, compilando il modello che si trova sul sito dell’Autorità (https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw).
Data Protection Officer
Il Data Protection Officer può essere contattato all’e-mail assistenza@svinando.com per informazioni sul trattamento dei dati.
